Dzisiaj zajmę się tematem, który jest tak nudny jak renault thalia albo finał mistrzostw Polski w karate tradycyjnym oglądany z trybun Atlas Areny. Dokumentację powykonawczą – bo o niej dzisiaj piszę – musisz przygotować na każdej budowie.

Gdy nie wiesz tak naprawdę jak zrobić dokumentację powykonawczą, może się to wydawać czasochłonne i skomplikowane.

Pozwól mi poprowadzić Ciebie za rękę. W dalszej części wpisu pokażę prosty przepis, jak to przeprowadzić sprawnie.

Działy dokumentacji powykonawczej

Dokumentacja powykonawcza budowy zawiera następujące główne działy:

1. Formalne dokumenty budowy
2. Protokoły badań i sprawdzeń
3. Dokumenty materiałowe
4. Pozostałe dokumenty

Zdecydowanie najłatwiej jest prowadzić dokumentację budowy w taki sposób żeby od samego początku budowy archiwizować dokumenty w odpowiedni sposób. Na koniec budowy wystarczy tylko wyciągnąć z segregatorów odpowiednie papiery i dokumentacja powykonawcza gotowa – można otwierać whisky 🙂

Jeśli jednak nie gromadziłeś na bieżąco dokumentów z budowy, to też nic straconego. W takim przypadku pracy trzeba włożyć nieco więcej, ale plan działania opisany w tym artykule poprowadzi Ciebie jak po mapie do celu. Najtrudniejszy jest pierwszy krok. Jeżeli właśnie teraz musisz wykonać budowlaną dokumentację powykonawczą to zaczynamy.

Zaczynamy od rejestru dokumentów budowy. Pogrupowałem dokumenty, żeby łatwiej było znaleźć odpowiedni, kiedy będziesz go potrzebował. Na koniec wpisu znajdziesz przycisk za pomocą którego pobierzesz bezpłatnie rejestr dokumentacji powykonawczej w wersji edytowalnej.

Formalne dokumenty budowy

Do tej grupy zaliczam podstawowe dokumenty budowy, które stanowią podstawę do prowadzenia budowy zgodnie z Ustawą Prawo Budowlane i innymi przepisami.

Lista dokumentów, które powinny znajdować się w dziale pierwszym:

• pozwolenie na budowę lub zgłoszenie robót dla których nie jest wymagane pozwolenie na budowę
• dokumenty urzędowe: pozwolenia decyzje, uzgodnienia, dopuszczenia, opinie (np. decyzja o pozwoleniu na budowę, pozwolenie wodnoprawne,)
• dziennik budowy
• dziennik montażu
• projekty budowlane, wykonawcze, techniczne, warsztatowe, z naniesionymi zmianami
• aktualny wpis do Izby projektanta, sprawdzającego, kierownika budowy, kierownika robót
• kopię uprawnień projektanta, sprawdzającego, kierownika budowy, kierownika robót
• protokół przejęcia placu budowy
• karty nadzoru autorskiego z potwierdzeniem zmian wprowadzonych na budowie
• oświadczenie kierownika budowy:
  • o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym lub warunkami pozwolenia na budowę oraz przepisami,
  • o doprowadzeniu do należytego stanu i porządku terenu budowy, a także – w razie korzystania – drogi, ulicy, sąsiedniej nieruchomości, budynku lub lokalu

• oświadczenie o właściwym zagospodarowaniu terenów przyległych, jeżeli eksploatacja wybudowanego obiektu jest uzależniona od ich odpowiedniego zagospodarowania
• dokumentację geodezyjną, zawierającą wyniki geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej, w tym mapę, o której mowa w art. 2 pkt 7b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne, oraz informację o zgodności usytuowania obiektu budowlanego z projektem zagospodarowania działki lub terenu lub odstępstwach od tego projektu sporządzone przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii
• w przypadku budynku mieszkalnego lub budynku z częścią mieszkalną, informację o dokonaniu pomiarów powierzchni użytkowej budynku i poszczególnych lokali mieszkalnych
• w przypadku terenów objętych planem rewitalizacji gdy inwestor jest zobowiązany do nieodpłatnego przekazania na rzecz gminy inwestycji uzupełniających w postaci infrastruktury technicznej, społecznej lub lokali mieszkalnych konieczne jest zaświadczenie wójta, burmistrza albo prezydenta miasta, potwierdzające spełnienie warunków, o których mowa w art. 37i ust. 8 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. z 2020 r. poz. 293, 471, 782 i 1086)
• w przypadku drogi w transeuropejskiej sieci drogowej:
  a) wynik audytu bezpieczeństwa ruchu drogowego, o którym mowa w art. 24l ust. 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych,
  b) uzasadnienie zarządcy drogi, o którym mowa w art. 24l ust. 4 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych – dotyczy przypadku gdy zarządca drogi nie uwzględnia wyniku audytu konieczne jest wydanie uzasadnienia

Protokoły badań i sprawdzeń

Prowadząc budowę musisz zlecić wykonanie bardzo wielu badań i sprawdzeń. Najlepiej na początku sporządzić plan badań i sprawdzeń, wg planu łatwiej będzie kontrolować budowę. W ferworze walki łatwo zapomnieć o jakiś badaniach, dlatego plan jest niezbędny. Dobrze wykonany plan będzie przypominał na bierząco jakie badania wykonać na danym etapie robót. Przedstaw taki plan poszczególnym wykonawcom, żeby mieli świadomość, że w pewnych momentach należy wykonać badanie. Po wykonaniu kolejnych etapów będzie to niemożliwe.
Lista wymaganych badań i sprawdzeń jest uzależniona od tego jakie roboty są wykonywane i w jakiej technologii. Nie można sporządzić kompletnej listy ponieważ jest tak wiele technologi i grup robót, że praktycznie jest to niemożliwe.
W tej grupie dokumentów najczęściej jest największy chaos. Brakuje odpowiednich badań lub wyniki badań są nieprawidłowe i nikt nie zadbał o ponowne badanie. Często laboratorium wykonujące badanie nie zna wymagań na danej budowie i źle interpretuje badania, najczęściej wg swojego uznania lub na zasadzie kopiuj wklej z innego kontraktu.
Przykładowe badania i sprawdzenia występujące często na budowach:

• protokoły robót ulegających zakryciu
• potwierdzenie odbioru wykonanych przyłączy (zgodnie z odrębnymi przepisami)
• protokoły prób szczelności przewodu
• orzeczenie wytrzymałości betonu, mrozoodporności, głębokości penetracji wody
• badanie zagęszczenia gruntu
• badania przyczepności na odrywanie pull-off
• badanie grubości powłok malarskich
• protokoły rozruchu,
• protokoły prób ciśnieniowych,
• dzienniki spawania, protokoły badania spoin
• protokoły z pomiarów natężenia oświetlenia,
• protokoły z pomiarów rezystancji izolacji kabli i przewodów.
• protokoły z próby szczelności powietrznej budynku
• protokoły kominiarskie,
• protokoły badań i sprawdzeń:
  a) przyłączy i instalacji, zapewniających użytkowanie obiektu budowlanego zgodnie z przeznaczeniem, sporządzone przez osoby posiadające uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności lub osoby, o których mowa w art. 62 ust. 6,
  b) o których mowa w art. 14 ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (Dz. U. z 2019 r. poz. 667), o ile dotyczy;
  4a) decyzję zezwalającą na eksploatację urządzenia technicznego, o której mowa w art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym, o ile dotyczy

Dokumentacja materiałowa

Dokumentacja materiałowa stanowi duży i niezmiernie ważny dział dokumentów budowy. Na każdej nawet najmniejszej budowie stosuje się wiele materiałów budowlanych, a na dużych budowach są ich tysiące. Żeby nad tym wszystkim zapanować prowadź rejestr materiałów i zgłaszaj materiały do akceptacji inwestorowi. Jeżeli Ty jesteś inwestorem, wymagaj tego od wykonawców.

Na końcu artykułu jest przycisk „POBIERZ” za pomocą którego bezpłatnie dostaniesz dostęp do arkusza Excel z rejestrem materiałów budowlanych.

Materiały budowlane na budowie kontroluje również Nadzór Budowlany. Wielokrotnie spotkałem się z taką kontrolą. Pracownicy Nadzoru Budowlanego żądają dokumentów, na podstawie których dany materiał jest dopuszczony do stosowania w budownictwie oraz potwierdzenie że faktycznie ten materiał został wbudowany. O ile ze znalezieniem dokumentów dopuszczających materiały do stosowania w budownictwie nie powinno być problemu. Wielu producentów zamieszcza dokumenty na stronie internetowej, a inni prześlą dany dokument mailem jeśli ich poprosisz.

Gorzej wygląda sprawa udowodnienia, że został wbudowany dany materiał. W tym przypadku można pokazać fakturę zakupu, ale nie zawsze jest to możliwe ponieważ nieraz to podwykonawca kupuje materiał i nie masz dostępu do danej faktury. Prośba wysłana do podwykonawcy o przesłanie odpowiedniej faktury może się zakończyć niepowodzeniem, ponieważ odnalezienie takiej faktury jest pracochłonne. Wyjściem z tej sytuacji jest wykonywanie zdjęć wszystkich materiałów będących na budowie, a w szczególności etykiet, zaiweszek materiałowych lub opakowań które jednoznacznie wskazują co to za materiał.
Lista materiałowa w wersji papierowej i elektronicznej edytowalnej Excel musi zawierać następujące pozycje: oznaczenie materiału w projekcie, nazwa materiału, typ materiału, producent, ilość, miejsce montażu.

Dokumentacja materiałowa powinna zawierać:

• Deklaracje właściwości użytkowych lub inny dokument dopuszczający do stosowania w budownictwie (jeśli na deklaracji jest opisany typoszereg materiałów mają być w sposób wyraźny zaznaczone konkretne materiały)
• Certyfikat materiałów i urządzeń do jednostkowego stosowania w budownictwie
• Karty katalgowe
• Karty gwarancyjne dla każdego urządzenia
• Wytyczne do konserwacji i przeglądów, koniecznych do utrzymania gwarancji ( szczegółowe informacje, które urządzenia mają być przeglądane, co ile, jaki czynności mają być przeprowadzone podczas przeglądu, wizyty kontrolnej, które urządzenia muszą być kalibrowane lub wymieniane i po jakim czasie, lista dopuszczonych materiałów eksploatacyjnych ).
• Instrukcja obsługi w języku polskim
• Zdjęcia etykiet, tabliczek znamionowych, opakowań zabudowanych materiałów budowlanych

Pozostałe dokumenty

Oprócz dokumentów wymienionych w poprzednich działach, na budowie spotkasz się jeszcze z całą masą innych dokumentów. Dobrze jakbyś wiedział co z nimi zrobić. Duża część z nich będzie niezbędna w celu przekazania użytkownikowi budynku/budowli oraz będą pomocne lub wręcz niezbędne w okresie gwarancyjnym.

Pamięć ludzka jest bardzo ulotna i sam wiem po sobie, że po kilku miesiącach nie pamiętam pewnych faktów, a co dopiero po kilku latach. Usterki zdarzają się na każdej budowie, dobrze jest wtedy wiedzieć kto odpowiada za daną robotę i kogo wezwać do usunięcia usterki. Jeśli nie zaznaczysz tego jednoznacznie w dokumentacji powykonawczej uwierz mi, że przeszukanie wszystkich dokumentów budowy wymaga ogromnej pracy i przysporzy wielu frustracji, a efekt może być niezadawalający. Możesz po prostu nie znaleść danej informacji i ostatecznie będziesz zmuszony naprawić usteki na swój koszt.

Działy gwarancji istnieją w niektórych dużych korporacjach budowlanych, chociaż powiem z doświadczenie, że nie wszędzie są profesjonalnie prowadzone. Jestem przekonany że nawet na na małej budowie domku jednorodzinnego powienieneś korzystać ze sprawdzonych, dobrych wzorców, zamiast wyważać drzwi na nowo. W takim przypadku oczywiście działem gwarancji jesteś Ty sam, zawsze możesz sobie to wpisać jako doświadczenie zawodowe w CV 😉

Dokumenty które powinieneś gromadzić w tym dziale to:

• Dokumentacja fotograficzna robót
• Dokumentacja przetargowa
• Polisy ubezpieczeniowe
• Paragony i faktury
• Graficzne i opisowe zaznaczenie podziału robót ekspertyzy
• Dokumenty formalne z wykonawcami i podwykonawcami – umowy, zlecenia, pisma, notatki, maile
• Protokoły odbioru robót z wykonawcami i podwykonawcami
• Protokoły z narad
• Wykaz roszczeń wzajemnych i sporów
• Protokół odbioru końcowego
• Protokoły przekazanych kluczy, pilotów itp.
• Lista usterek wykazanych na odbiorze końcowym wraz z protokołem usunięcia
• Gwarancja bankowa dla zamawiającego lub wykaz wpłat kaucji
• Gwarancje bankowe od wykonawców i zestawienie kwot zatrzymanych
• Umowa z zamawiającym
• Książka obmiarów
• Wykaz wykonawców i podwykonawców z danymi kontaktowymi (osoba do kontaktu, telefon, adres e-mail)

Jak archiwizować dokumenty?

Załóż cztery segregatory, dla każdej grupy dokumentów osobny. Posegreguj dokumenty zgodnie z powyższym opisem i powpinaj do segregatorów. Jeżeli zabraknie miejsca w jednym segregatorze na wszystkie dokumenty, dołóż kolejne.

Poszczególne dokumenty w segregatorze porozdzielaj przekładkami.
Prowadź rejestr dokumentów, żeby łatwiej było znaleźć konkretny dokument. Wzory rejestrów dokumentów w wersji edytowalnej excel pobierzesz bezpłatnie klikając w przycisk pod artykułem. Znajdziesz tam następujące wzory:

• rejestr badań i sprawdzeń
• rejestr operatów geodezyjnych
• rejestr dokumentów

U mnie sprawdza się przechowywanie dokumentów wersji papierowej w segregatorach, a ich skanów na dysku wirtualnym typu OneDrive. W rejestrze prowadzonym w arkuszu excel załączam hiperłącze do dokumentu. Metoda ta bardzo ułatwia odnajdywanie dokumentów, szczególnie na dużej budowie, kiedy są ich tysiące.

Ja gdy mam wykonać żmudną i nudną pracę, to wolę ponownie zetrzeć blat w kuchni, albo obejrzeć setny raz na YouTube filmik, gdzie dwóch Azjatów buduje basen własnymi rękami 🙂

Teraz przynajmniej masz plan, wg którego przygotujesz dokumentację powykonawczą każdej budowy – możesz jeszcze chwilę prokrastynować, a potem DO DZIEŁA 🙂 Daj znać w komentarzu jak Ci poszło.